Das Thema, ob Transkriptionen tatsächlich ohne Einwillihung möglich sind, habe ich eigentlich schon seit Monaten auf der Timeline. Seit bei einer Tagung des Fachverbandes der Datenschutzbeauftragten mal das Thema Meetingtranspriktion besprochen wurde und – die sich äußernden – Kollegen und Kolleginen wohl überwiegend meinten, dass ein berechtigtes Interesse reichen würde. Bei mir kommt das Thema aktuell nicht häufig vor, aber spannend ist es allemal und das wird sich zukünftig kaum ändern.
In einem anderen Kontext trat es erst neulich wieder in Erscheinung. Der ehemalige Spiegel Chefredakteur Julian Reichelt (jetzt bei NIUS Chefredakteur) wollte darlegen, dass er ein längeres Gespräch mit dem Moderator Markus Lanz geführt hatte (der zugrundeliegende Fall war spektakulär und hat es sogar in die NJW geschafft, aber darum soll es nicht gehen) und zeigte sein Handy öffentlich. Es kam prompt die Frage auf, ob die Transkriptionsfunktion für dieses Telefonat aktiviert gewesen sei. Dem wurde entgegengehalten, das diese Funktion in Deutschland nicht aktiv und genutzt worden sei. Wenn dem so ist, so wird es das jedenfalls bald auch geben und sich solche Fälle häufen.
Nachdem die GDD e.V. das Thema in dem Kurzpapier 4 (Stand Januar 2026) aufgegriffen hat, möchte ich deren Inhalte hier kurz darstellen.
Technisch erfolgt die Transkription durch eine Zwischenspeicherung des Audiosignals, welches anschließend von einer Software in Text umgewandelt wird. Jede Speicherung, also auch die Zwischenspeicherung stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar, da Sprache unmittelbar mit einer identifizierbaren Person verknüpft ist.
Passiert diese Aufzeichnung heimlich und handelt es sich um Gespräche einer geschlossen Gruppe ist zu beachten, dass die Aufzeichnung des nicht öffentlich gesprochenen Wortes strafbar sein kann (§ 201 StGB).
Möchte man für Gesprächstrankriptionen auf die Einwilligung als Rechtsgrundlage zurückgreifen, so stellt sich im betrieblichen Kontext ganz besonders die Frage der Freiwilligkeit. Hierzu schreibt das Kurzpapier: “Besondere Bedeutung kommt der Frage der Freiwilligkeit im Beschäftigungskontext zu. Aufgrund des bestehenden Abhängigkeitsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten kann eine Einwilligung hier im Einzelfall als nicht freiwillig angesehen werden. Um die Verarbeitung dennoch rechtssicher zu gestalten, bietet sich häufig der Abschluss einer Betriebsvereinbarung an, die die betreffenden Verarbeitungsvorgänge kollektivrechtlich absichert.” Da die Betriebsvereinbarung m.E. keine Rechtsgrundlage schaffen kann, kann diese allenfalls das Verfahren für den Arbeitnehmer “angenehmer” gestalten.
Im normalen zivilrechtlichen Umfeld ist ein Einwilligung grundsätzlich möglich und bei privaten Gesprächen auch ausdrücklich erforderlich.
Im Folgenden geht das Kurzpapier auf die Rechtsgrundlage der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO ein. Diese Rechtsgrundlage kommt nur dann in Betracht, wenn die Erstellung einer Transkription tatsächlich zwingend erforderlich ist, um einen bestehenden Vertrag zu erfüllen oder vorbereitende Maßnahmen auf Wunsch der betroffenen Person durchzuführen. Als Beispiele nennt das Kuzpapier hier, dass “wenn Schulungen oder andere Leistungen vertraglich zugesichert wurden und deren Durchführung eine Aufzeichnung oder Transkription zwingend voraussetzt” und unkonstantiert zurecht, das es in den meisten Fällen an der notwendigen Erforderlichkeit i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO fehlen wird.
Spannender wird, was das Kurzpapier zu der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO sagt.
Hierzu wird ausgefürt, die Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses sei besonders flexibel und könne insbesondere bei internen Besprechungen oder Schulungen eine Rolle spielen. Voraussetzung sei jedoch stets eine sorgfältige und nachvollziehbare Interessenabwägung. Zunächst sei zu prüfen, ob die Transkription zur Erreichung des verfolgten Zwecks tatsächlich erforderlich ist. Sie dürfe nur eingesetzt werden, wenn kein milderes, gleich effektives Mittel zur Verfügung stünde. Sei etwa die Erstellung eines
manuellen Protokolls ausreichend, fehle es an der Erforderlichkeit.
Es wird auch hier darauf hingewiesen, das im Beschäftigungskontext die Anwendung dieser Rechtsgrundlage nur eingeschränkt möglich sei, da das bestehende Abhängigkeitsverhältnis regelmäßig zu Lasten der Beschäftigten wirke.
Dann wird noch einmal ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine Betriebsvereinbarung nach Art. 88
DSGVO i.V.m. § 26 BDSG die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Beschäftigtenkontext bilden könne. Diese Auffassung teile ich eindeutig nicht mehr.
Anschließend geht das Kurzpapier noch auf allgemein datenschutzrechtliche Fragen, wie die bestehenden Informationspflichten nach Art 13. DSGVO, Betroffenenrechte (Neusprech SDM “Interventionsrechte”), Löschkonzept, Technische und organisatorische Maßnahmen und Drittlandübermittlung ein.
In einem gesonderten Abschnitt zu KI-Anwendungen ein, der sich ab im wesentlichen darauf beschränkt, dass die Vorgaben der EU-KI-Verordnung zu beachten sind.
Es wird noch mal ausführlich auf die Reglungen zu § 201 StGB eingegangen.
Im Ergebnis summiert das Kurzpapier, dass eine wirksame Einwilligung der Betroffenen die zentrale Rechtsgrundlage bleibe, da sie sowohl datenschutzrechtlich als auch strafrechtlich Sicherheit biete. Sehe ich im Grund eigentlich auch so.
“In der Praxis zeigt sich, dass eine datenschutzkonforme und rechtssichere Verarbeitung die Verbindung von organisatorischen, technischen und rechtlichen Maßnahmen erfordert. Die Einwilligung der Betroffenen stellt hierbei den verlässlichsten Weg dar, um die Anforderungen von Datenschutzrecht und Strafrecht gleichermaßen zu erfüllen und Rechtssicherheit zu gewährleiste.“
Es lohnt sich auf jeden Fall mal in das Dokument reinzusehen. Wer jetzt aber gute Argumente erwartet hat um auf ein berechtigtes Interessen umzuschwenken, da wo es das Leben erleichtern könnte, wird glaube ich entäuscht.
